C — Catering

Herzlich willkommen zu unserer Serie "Event Planung von A bis Z". Heute widmen wir uns dem Buchstaben "C" für Catering – und wer schon einmal versucht hat, einen Saal voller Gäste mit ganz unterschiedlichen Vorlieben, Budgets und Ernährungsbedürfnissen zufriedenzustellen, weiss: Das gehört zu den anspruchsvollsten Themen im ganzen Alphabet. Stimmt das Essen, wird kaum darüber gesprochen. Stimmt es nicht, redet hinterher niemand über etwas anderes. Schauen wir uns an, wie du ein Catering-Konzept entwickelst, das zu deinem Event, deinen Gästen und deinem Budget passt.

Warum Catering wichtig ist

Essen ist eines der wenigen Elemente eines Events, das wirklich jede Gästin und jeder Gast direkt erlebt – meist sogar mehrmals im Laufe eines Tages. Es prägt die Stimmung im Raum, gliedert das Programm und kann den Ablauf entweder stützen oder, bei falschem Timing, gehörig durcheinanderbringen. Die Wahl des richtigen Menüs und Servicestils ist deshalb weit mehr als eine Frage des persönlichen Geschmacks: Es geht darum, das Format der Verpflegung auf das Format des Events abzustimmen, auf Ernährungsbedürfnisse der Gäste Rücksicht zu nehmen und dabei das Budget im Griff zu behalten.

Typische Herausforderungen beim Catering

Ernährungseinschränkungen und Allergien: Gäste bringen zunehmend eine Vielzahl an Allergien, Unverträglichkeiten und bewussten Ernährungsformen mit – wird eine davon übersehen, bleibt ein Gast hungrig oder erleidet im schlimmeren Fall eine Reaktion.

Budget pro Person: Die Cateringkosten können schnell aus dem Ruder laufen, sobald zum Preis pro Teller noch Getränke, Servicepersonal und Mietmaterial dazukommen.

Format und Programm abstimmen: Ein mehrgängiges Sitzessen dauert deutlich länger als ein Buffet oder ein Stehempfang, und die falsche Wahl kann einen eng getakteten Zeitplan durcheinanderbringen.

Portionengrössen und Foodwaste: Aus Vorsicht wird oft zu viel bestellt – das treibt die Kosten unnötig in die Höhe und erzeugt vermeidbaren Abfall.

Lösungen und Tipps für dein Catering

Start mit einer kurzen Umfrage bei deinen Gästen, bevor du mit einem Caterer sprichst. Frag in einem kurzen Formular nach Allergien und Ernährungsvorlieben, und fasse das Ergebnis übersichtlich zusammen, zum Beispiel "6 vegetarisch, 2 vegan, 1 glutenfrei, 1 Nussallergie". So kann dein Caterer wirklich planen, statt zu raten.

Experten-Tipp: Bitte den Caterer, Gerichte am Tisch oder Buffet klar zu beschriften – auch bei einem internen Anlass. Das erspart deinem Team am Eventtag, dieselben Fragen immer wieder zu beantworten.

Wähle ein Catering-Format, das zu deinem Programm passt. Ein Menü am Platz wirkt formell und lässt sich zeitlich präzise steuern, braucht aber mehr Personal und mehr Zeit. Ein Buffet gibt den Gästen Wahlfreiheit, kann aber zu Warteschlangen führen und dauert oft länger als gedacht. Food-Stationen oder DDR-Konzepte, bei denen sich die Gäste ihren Teller selbst zusammenstellen, fördern das Networking und eignen sich gut für Events, bei denen der Austausch im Vordergrund steht und nicht ein fixes Programm.

Experten-Tipp: Folgt direkt nach dem Essen ein fixer Programmpunkt, etwa ein Referat oder eine Award-Verleihung, ist ein Menü am Platz oder ein vorbereitetes Gedeck meist die sicherere Wahl.

Behalte das Budget pro Person konsequent im Auge. Verlange von deinem Caterer eine All-in-Offerte, die Servicepersonal, Mietmaterial und Getränke einschliesst – nicht nur das Essen selbst – und lass dir eine schriftliche Kostenaufstellung geben. So siehst du genau, wohin dein Geld fliesst und wo sich allenfalls sparen lässt.

Experten-Tipp: Vereinbare ein Tasting, bevor du das Menü definitiv festlegst – idealerweise mit denselben Gerichten und Portionengrössen, die später auch serviert werden. So lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und beheben.

Denk von Anfang an an Nachhaltigkeit und Foodwaste. Lege gemeinsam mit dem Caterer realistische Portionengrössen fest, basierend auf Gästezahl und Eventdauer, statt vorsorglich zu grosse Mengen zu bestellen. Frag auch nach, was mit übrig gebliebenem Essen passiert – viele Caterer können Überschüsse spenden oder den Gästen zum Mitnehmen einpacken, was sowohl nachhaltig ist als auch bei den Gästen gut ankommt.

Experten-Tipp: Setze, wo möglich, auf saisonale und regionale Produkte. Diese sind meist frischer, nachhaltiger und oft sogar günstiger als Zutaten ausserhalb der Saison.

Aus Sicht der Eventlocation

Für viele, die zum ersten Mal ein Event organisieren, ist es eine echte Überraschung, dass zahlreiche Locations entweder ein eigenes Catering vorschreiben oder nur mit einer begrenzten Liste bewilligter Caterer zusammenarbeiten. Dafür gibt es meist gute Gründe: Küchenlogistik, Versicherungsfragen und Hygienestandards lassen sich viel einfacher garantieren, wenn die Location das Catering selbst steuert. Möchtest du dennoch einen externen Caterer engagieren oder eigene Getränke mitbringen, frag frühzeitig nach Korkengeld, Zugangszeiten zur Küche und dem Bewilligungsprozess. Diese Details können dein Budget und deine Menüwahl schon lange vor dem eigentlichen Eventtag beeinflussen.

Catering ist nie nur eine Frage des Menüs. Es ist gleichzeitig eine logistische, eine finanzielle und eine gastfreundschaftliche Entscheidung – und wer sie richtig trifft, sorgt dafür, dass die Gäste hinterher vom Erlebnis schwärmen statt vom leeren Buffet zu reden. Plane frühzeitig, stell Fragen, und nutze die Erfahrung deiner Location im Bereich Catering – sie ist genau dafür da.

Freu dich auf den nächsten Teil unserer Serie, in dem es um "D" für Dekoration geht und wie du mit der richtigen Gestaltung die Atmosphäre deines Events gezielt prägst.

Bis dahin – viel Spass und Erfolg bei der Planung!