H — Hotel & Übernachtung

Willkommen zurück bei unserer Serie "Event Planung von A bis Z", in der wir jeden Aspekt eines gelungenen Anlasses beleuchten. Heute geht es um "H" für Hotel und Übernachtung, ein Bereich, der über Erfolg oder Misserfolg deines Events entscheiden kann.

Sobald dein Anlass auswärtige Gäste anzieht oder sich über mehrere Tage erstreckt, wird die passende Hotelunterkunft zu einem zentralen Baustein der Planung. Ob Firmenkonferenz, Networking-Anlass oder Produktlancierung: Die Erfahrung im Hotel prägt massgeblich die Zufriedenheit der Teilnehmenden und damit den Gesamteindruck deines Events.

Warum Hotel und Übernachtung so wichtig sind

Die Wahl des richtigen Hotels bedeutet weit mehr, als lediglich ein Bett für die Nacht bereitzustellen. Es geht um Bequemlichkeit, Komfort und ein stimmiges Gesamterlebnis für deine Gäste. Ein gut gewähltes Hotel fördert Networking-Möglichkeiten, bietet die Annehmlichkeiten, die deine Gäste tatsächlich brauchen, und spiegelt gleichzeitig den Ton und das Erscheinungsbild deines Anlasses wider.

Typische Herausforderungen bei Hotel und Übernachtung

Lage und Erreichbarkeit: Liegt das Hotel weit vom Veranstaltungsort entfernt, bedeutet das zusätzliche Reisezeit und logistischen Aufwand, besonders bei Anlässen mit frühem Start oder spätem Ende.

Fehlende Annehmlichkeiten: Hotels ohne zuverlässiges WLAN, Business-Services oder komfortable Gemeinschaftsräume sorgen eher für Frust als für Erholung bei den Gästen.

Kosten für Zimmerkontingente: Genügend Zimmer für eine grössere Gruppe zu einem tragbaren Preis zu sichern, ohne dabei an Flexibilität einzubüssen, erfordert geschicktes Verhandeln.

Unpersönliches Gästeerlebnis: Ein Standard-Hotelaufenthalt ohne jeglichen Bezug zu deinem Event kann sich losgelöst vom Rest der sorgfältig gestalteten Erfahrung anfühlen.

Lücken in der Gästekommunikation: Wissen Teilnehmende nicht, was sie beim Check-in erwartet oder an wen sie sich bei Fragen wenden können, entsteht schnell Verunsicherung, noch bevor der eigentliche Anlass überhaupt begonnen hat.

Lösungen und Tipps für Hotel und Übernachtung

Wähle nach Möglichkeit ein Hotel, das entweder direkt der Veranstaltungsort ist oder sich in unmittelbarer Nähe dazu befindet, damit sich deine Gäste ganz auf den Anlass konzentrieren können, statt sich um den Transport zu kümmern.

Experten-Tipp: Bietet das Hotel keinen direkten Zugang zum Veranstaltungsort, lohnt sich ein Shuttle-Service dorthin und zurück. Diese kleine Massnahme verbessert das Gästeerlebnis spürbar, gerade an ungewohnten Orten.

Achte auf Hotels, die genau jene Annehmlichkeiten bieten, die deine Gäste wirklich nutzen: schnelles Internet, Business-Center und angenehme Räume für den informellen Austausch. Zusätzliche Angebote wie ein Fitnessbereich, ein Spa oder ein gutes gastronomisches Angebot bringen bei längeren Aufenthalten einen echten Mehrwert.

Experten-Tipp: Verhandle mit dem Hotel exklusive Vorteile für deine Gäste, etwa ein kostenloses Frühstück, gratis WLAN oder Zugang zu Premium-Einrichtungen. Solche kleinen Extras bleiben den Gästen oft besonders positiv in Erinnerung.

Für grössere Anlässe empfiehlt es sich, ein Zimmerkontingent zu einem vergünstigten Preis zu vereinbaren. So sicherst du die Unterkunft für deine gesamte Gruppe und behältst gleichzeitig die Kostenkontrolle. Solche Verhandlungen öffnen oft auch die Tür zu weiteren Vorteilen wie aufgewerteten Zimmern für VIP-Gäste, späterem Check-out, kostenlosen Meetingräumen oder Rabatten auf Speisen und Getränke.

Experten-Tipp: Frag bei der Verhandlung des Zimmerkontingents gezielt nach Zusatzleistungen wie kostenlosen Tagungsräumen oder Rabatten auf Catering. Diese sind besonders wertvoll, wenn dein Anlass Breakout-Sessions oder gemeinsame Netzwerk-Essen umfasst.

Ein Hotel, das seine Dienstleistungen auf das Thema oder die Ziele deines Anlasses abstimmt, wertet das gesamte Erlebnis zusätzlich auf. Individuelle Welcome-Kits, gebrandete Zimmerkarten oder thematisch passende Akzente in den Gemeinschaftsbereichen stärken den Wiedererkennungswert deines Events und lassen deine Gäste vom ersten Moment an stärker eingebunden fühlen.

Sorge schliesslich dafür, dass die Kommunikation zwischen deinem Team, dem Hotel und deinen Gästen durchgehend klar bleibt. Die Gäste sollten unkompliziert über Check-in-Abläufe, verfügbare Services und die Event-Logistik informiert werden, und es sollte im Hotel eine feste Ansprechperson geben, die Anliegen rasch lösen kann.

Experten-Tipp: Richte eine Hotel-Anlaufstelle oder einen Help-Desk speziell für deine Event-Gäste ein. So werden Anliegen und Sonderwünsche zügig bearbeitet, was massgeblich zu einem reibungslosen Ablauf beiträgt.

Aus Sicht der Eventlocation

Aus unserer Erfahrung im Trafo Baden funktionieren jene Kooperationen mit Hotels am besten, bei denen die Organisatorin die Gästedetails frühzeitig teilt, also voraussichtliche Ankunftszeiten, Namen der VIP-Gäste sowie Angaben zu Ernährung oder besonderen Bedürfnissen. So kann sich das Hotelpersonal gezielt vorbereiten, statt erst im Nachhinein reagieren zu müssen. Ein wenig Vorlauf auf deiner Seite sorgt zuverlässig für einen deutlich reibungsloseren Check-in deiner Gäste.

Damit die Organisation von Hotel und Übernachtung auf Kurs bleibt, starte die Suche frühzeitig, um die besten Konditionen und Verfügbarkeiten zu sichern. Halte deine Gäste über Optionen und besondere Vereinbarungen auf dem Laufenden, suche gezielt nach Möglichkeiten zur Personalisierung des Aufenthalts, und hole im Nachgang Feedback ein, um dein Vorgehen für künftige Anlässe weiter zu verfeinern und die Zusammenarbeit mit deinen Hotelpartnern zu stärken.

Hotel und Übernachtung sind ein zentraler Bestandteil des gesamten Event-Erlebnisses. Mit der richtigen Hotelwahl, geschickten Verhandlungen und einem Aufenthalt, der auf die Ziele deines Anlasses abgestimmt ist, steigerst du die Zufriedenheit deiner Gäste spürbar. Die passende Unterkunft kann aus einem guten Event ein grossartiges machen und bei deinen Gästen einen bleibenden, positiven Eindruck hinterlassen.

Doch der Erfolg deines Anlasses hängt nicht allein davon ab, wo deine Gäste übernachten. Ebenso entscheidend ist, wie gut dein Team hinter den Kulissen kommuniziert und zusammenarbeitet. Freu dich auf den nächsten Teil unserer Serie, in dem es um "I" für Interne Kommunikation geht, und darum, wie eine wirksame Kommunikationsstrategie den entscheidenden Unterschied ausmachen kann.

Bis dahin – viel Spass und Erfolg bei der Planung!