I — Interne Kommunikation

Willkommen zurück bei unserer Serie "Event Planung von A bis Z", in der wir im Detail zeigen, was ein gelungenes Event ausmacht. Heute widmen wir uns dem Buchstaben "I" für Interne Kommunikation, jenem oft unterschätzten roten Faden, der über den Gesamterfolg deines Anlasses entscheiden kann.

Egal wie sorgfältig du geplant hast: Es ist die Kommunikation hinter den Kulissen zwischen deinen Teammitgliedern, die dafür sorgt, dass am Ende alles reibungslos läuft. Ob kleines internes Meeting oder grosse Konferenz, eine gut funktionierende interne Kommunikation vereinfacht Abläufe, verhindert Missverständnisse und hält alle Beteiligten vor, während und nach dem Anlass auf demselben Stand.

Warum interne Kommunikation so wichtig ist

Eine funktionierende interne Kommunikation bildet das Rückgrat jeder Eventorganisation. Sie hält dein Team aufeinander abgestimmt, stellt sicher, dass jede Person ihre Verantwortlichkeiten kennt, und hilft dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor daraus grössere Schwierigkeiten entstehen. Ohne klare Kommunikation können selbst die bestdurchdachten Pläne ins Wanken geraten, was zu Verwirrung, Verzögerungen und einem unstimmigen Erlebnis für deine Gäste führt.

Typische Herausforderungen bei der internen Kommunikation

Uneinheitliche Ausrichtung im Team: Verfolgen Teammitglieder nicht dieselben Ziele, Zeitpläne oder Prioritäten, wird Arbeit doppelt gemacht oder wichtige Aufgaben bleiben schlicht liegen.

Unklare Rollenverteilung: Fehlen klar definierte Zuständigkeiten für die einzelnen Phasen des Anlasses, werden kleine Lücken in der Abdeckung schnell zu hektischen Last-Minute-Aktionen.

Langsame Rückmeldungen während des Events: Probleme, die nicht schnell genug weitergegeben werden, etwa ein technischer Ausfall oder eine Programmänderung, können sich zu grösseren Störungen ausweiten.

Offene Punkte nach dem Anlass: Aufgaben wie das Zurückbringen von Material, das Verarbeiten von Zahlungen oder das Versenden von Dankesnachrichten geraten leicht in Vergessenheit, sobald sich alle bereits dem nächsten Projekt zuwenden.

Lösungen und Tipps für die interne Kommunikation

Sorge schon vor dem Anlass dafür, dass wirklich jedes Teammitglied, von der Logistik bis zum Marketing, die übergeordneten Ziele des Events, die eigenen Aufgaben und den Zeitplan kennt. Kickoff-Meetings, Event-Briefings und regelmässige Check-ins helfen dabei, dass nichts durch die Maschen fällt.

Experten-Tipp: Nutze ein zentrales Projektmanagement-Tool wie Asana oder Trello, um Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten zu verfolgen. Das schafft Transparenz und hält alle Informationen in Echtzeit für das ganze Team zugänglich.

Definiere klare Rollen für jede Phase des Anlasses, vom Aufbau über die Gästeregistrierung bis hin zur technischen Betreuung oder dem Umgang mit kurzfristigen Problemen, und erstelle einen detaillierten Ablaufplan für den Eventtag mit konkret zugeteilten Aufgaben. Denke zudem an Notfallpläne für häufige Probleme wie technische Ausfälle oder Programmänderungen, damit dein Team im Ernstfall sofort weiss, wie zu reagieren ist.

Während des Anlasses selbst sind Echtzeit-Kommunikationskanäle unerlässlich. Funkgeräte, Event-Management-Apps oder Gruppenchat-Plattformen ermöglichen es deinem Team, sich schnell abzustimmen und Probleme unmittelbar anzugehen.

Experten-Tipp: Richte eventspezifische Kanäle auf einer Plattform wie Slack ein, getrennt nach Bereichen wie Logistik, Marketing oder Speaker-Betreuung, sodass jedes Teammitglied nur die für die eigene Rolle relevanten Informationen erhält.

Führe zudem ein abschliessendes Briefing kurz vor dem Anlass durch, um den Ablauf gemeinsam durchzugehen, Rollen zu bestätigen und wichtige Kontakte zu klären. Dies ist deine letzte Gelegenheit, Unstimmigkeiten aufzudecken, und zugleich der richtige Moment, um sicherzustellen, dass allen im Team klar ist, wer vor Ort die letzte Entscheidungsbefugnis hat, falls etwas Unerwartetes passiert.

Bei grösseren Anlässen lohnt sich die Einrichtung einer Einsatzzentrale vor Ort, ein fest zugewiesener Ort, an dem Schlüsselpersonen des Teams den Betrieb steuern, Probleme lösen und den Rest des Teams unterstützen können. Diese sollte mit allem ausgestattet sein, was das Team braucht, von Laptops über Eventmaterialien bis hin zu schnellen und zuverlässigen Kommunikationsmitteln, und an einem gut erreichbaren Ort liegen.

Experten-Tipp: Arbeite mit Prioritätskennzeichnungen in deinen Kommunikationstools, etwa Farbcodes oder Tags, um die Dringlichkeit eines Problems auf einen Blick erkennbar zu machen. So bleibt der Fokus des Teams zuerst auf den kritischen Punkten, statt sich in kleineren Angelegenheiten zu verlieren.

Sobald der Anlass vorbei ist, setz dich mit deinem Team zusammen, solange die Eindrücke noch frisch sind, und besprich, was gut gelaufen ist und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Nutze dein Projektmanagement-Tool, um die verbleibenden Aufgaben nach dem Event zu verfolgen, damit nichts unerledigt bleibt.

Experten-Tipp: Plane ein kurzes Abschlussmeeting ein, um Feedback zu besprechen, Erkenntnisse zu teilen und sicherzustellen, dass alle Aufgaben nach dem Event abgeschlossen sind. Das rundet den Anlass sauber ab und legt die Grundlage für eine noch bessere Zusammenarbeit beim nächsten Event.

Aus Sicht der Eventlocation

Aus unserer Erfahrung im Trafo Baden laufen jene Anlässe am reibungslosesten, bei denen wir eine einzige, klar benannte Ansprechperson auf Kundenseite haben. Wissen wir genau, an wen wir uns für eine Entscheidung wenden können, statt erst herausfinden zu müssen, welche Person im Kundenteam dafür befugt ist, lassen sich Probleme vor Ort innert Minuten statt erst nach langem Suchen lösen.

Interne Kommunikation ist der Motor, der deinen Anlass vorantreibt und die harte Arbeit hinter den Kulissen in ein nahtloses Erlebnis für deine Gäste verwandelt. Indem du dein Team aufeinander abstimmst, die passenden Tools einsetzt und klare Kommunikationswege pflegst, sorgst du dafür, dass dein Event von Anfang bis Ende reibungslos verläuft.

Doch interne Kommunikation ist nur ein Teil der Gleichung. Ebenso entscheidend ist, dass die richtigen Personen in den richtigen Rollen eingesetzt sind. Freu dich auf den nächsten Teil unserer Serie, in dem es um "J" für Job-Rollen im Eventteam geht, und darum, wie die richtige Aufgabenverteilung den Unterschied zwischen einem guten und einem makellosen Anlass ausmachen kann.

Bis dahin – viel Spass und Erfolg bei der Planung!